زمانی که داده‌ها در قالب واژه درآمدند باید اطلاعات معنی‌دار و مرتبط با اهداف و پرسش‌های پژوهش را از آنها استخراج کرد. بنابراین نیاز به ساختارهای مشخصی وجود دارد که توسط کدها ایجاد می‌شوند.
کدها برچسب‌هایی هستند که به «تکه‌هایی» از داده متصل می‌شوند. این تکه‌ها یک واژه، جمله، پاراگراف، یا هر قسمت از متن هستند که معنایی مشخص برای پژوهش و پژوهشگر دارند. این برچسب‌ها ممکن است توصیفی سرراست از متن باشند و یا مانند یک استعاره تداعی‌کننده و پیچیده باشند. به عبارت دیگر، کدها به پژوهشگر کمک می‌کنند تا تکه‌های مشابه از متن را بیابد، آنها را در کنار هم قرار دهد، و سپس از آنها برای پاسخ‌گویی به پرسش‌های پژوهش استفاده کند.
کدگذاری در واقع همان فرایند تجزیه کردن بخش‌های داده و تحلیل آنها است که مواد موردنیاز را برای دسته‌بندی موضوعی داده‌ها بر اساس اهداف پژوهش فراهم می‌آورد. این کار به شکل‌گیری فهم پژوهشگر از مفاهیم و الگوهای داده کمک می‌کند. به عنوان نمونه، برای بخشی از متن که به توصیف استفاده از رنگ‌های مناسب برای تجربۀ بهتر کاربری در یک وبگاه می‌پردازد، می‌توان کدی را با عنوان
رنگ وبگاه اختصاص داد. همچنین برای این بخش از متن می‌توان کد دیگری با عنوان
تجربۀ کاربری تعریف کرد. در زمان تفسیر می‌توان با استفاده از کد رنگ وبگاه
تمامی تکه‌هایی از متن را که دربارۀ رنگ صحبت می‌کنند در کنار هم قرار داد و الگوهای آنها را بر اساس تغییر تجربۀ کاربری بررسی کرد.
ایجاد یا اصلاح کدها، و زمان آن تا هنگامی که یکنواختی مفهومی و ساختاری آنها برقرار باشد، مهم نیست. کدها باید بهم مرتبط، و در مسیر مطالعه باشند و ساختار منسجم آنها رعایت شود. نکتۀ دیگری که وجود دارد این است که کدهای از پیش موجود یا کدهایی که در طول مسیر پژوهش ایجاد شده‌اند، باید به روشنی تعریف شوند تا پژوهشگر یا پژوهشگران درگیر در پژوهش در طول زمان معنای یکسانی را از کدها برداشت کنند.
«سالدانا» فرایند کدگذاری را به دو مرحله تقسیم کرده است:
- کدگذاری دور نخست (first cycle)
- و کدگذاری دور دوم (second cycle)
این دو مرحله به پژوهشگر در ساختار بخشیدن به داده‌ها و سپس سازمان‌دهی آنها برای رسیدن به الگوها کمک می‌کنند.
در دور نخست، برای خلاصه‌سازی اولیۀ داده کدهایی به آنها اختصاص می‌یابند. این کار می‌تواند با ۲۵ رویکرد گوناگون انجام شود، که هر کدام عملکرد و هدف مشخصی دارند. پژوهشگر می‌تواند با توجه به نیاز خود از این رویکردها یا ترکیبی از آنها استفاده کند.
سه روش پایه‌ای کدگذاری عبارت‌اند از:
توصیفی (Descriptive): در کدگذاری توصیفی، موضوع اصلی متن در قالب یک واژه یا عبارت کوتاه (بیشتر اسمی) خلاصه می‌شود. این کار به تدریج انباشته‌‌ای از موضوع‌های مورد پوشش را فراهم می‌کند که پژوهشگر را در امر نمایه‌سازی و دسته‌بندی یاری می‌رساند. این کدگذاری می‌تواند در پژوهش‌های مردم‌نگاری و مطالعه‌هایی که شکل‌های مختلفی از داده را در بر می‌گیرند استفاده شود. با این روش می‌توان به راحتی محیط اجتماعی را توصیف کرد، البته دیگر نمی‌توان با آن یک فرایند اجتماعی را نشان داد (جدول زیر).
درون متنی (In Vivo): کدگذاری درون متنی یا «این ویوو» یکی از روش‌های شناخته شده است که در آن از واژه‌ها و عبارت‌های درون متن به عنوان کد استفاده می‌شوند. این روش را می‌توان برای تمامی مطالعه‌های کیفی استفاده کرد. توصیه می‌شود که پژوهشگران تازه کار برای آشنایی با کدگذاری از این روش استفاده کنند. البته این کدگذاری در زمانی که پژوهشگر بخواهد به واژه‌های استفاده شده توسط مشارکت‌کننده هم اهمیت ببخشد مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مشخص کردن کدهای این روش می‌توان آنها را در درون گیومه قرار داد (جدول زیر).
فرایندی (Process): در کدگذاری فرایندی از اسم مصدر (فعل‌هایی که تبدیل به اسم شده‌اند مانند دانستن) برای اشاره به عمل یا فرایندی در داده استفاده می‌شود. این روش هم در تمامی مطالعه‌های کیفی کاربرد دارد، به ویژه پژوهش‌های گراندد تئوری که هدف آنها استخراج عمل/ تعامل مشارکت‌کننده و پیامدهای آن است (جدول زیر).
البته روش‌های دیگری هم برای کدگذاری وجود دارند که برای آشنایی با آنها و همچنین نمونه‌های آنها می‌توان به کتاب «مایلز»، «هابرمن»، و «سالدانا» و یا کتاب «سالدانا» مراجعه کرد (در بخش منابع و مأخذ این منابع معرفی شده‌اند).
